Почему тайм-менеджмент не работает?

Времени всегда мало. С раннего утра и до поздней ночи минуты бегут, а мы бежим за ними и всегда немного опаздываем. Мы просыпаемся уже с тревожным предчувствием, что мы не успеем сделать все, что нужно. На следующий день гора дел еще подрастает.

Помощь обещают книжные магазины. Там целые полки книг, в которых даются советы по управлению временем. «Стратегия хомяка» или «Принцип белого медведя» — есть там и такие названия, не удивляйтесь. И не тратьте время на вопрос, почему несколько лет назад о подобных книгах мы ничего не слышали.

Рекламный текст на суперобложке всех этих произведений обещает: сразу после прочтения вы забудете о спешке. Открыв книгу, вы узна́ете, как это работает: понадобится ручка, календарь и сильное желание навести в жизни порядок. Составьте прямо сейчас список всех дел:

Надеюсь, вы ничего не забыли. Дальше вам порекомендуют расписать, сколько на каждое задание понадобится времени, и поставить срок исполнения. Также ваш консультант напомнит, что важное нужно делать сразу, неважное — позже или вообще не делать. Теперь составьте график дня и запланируйте временной буфер, если что-то пойдет не так. Вечером проверьте, справились ли вы с заданиями, и поставьте галочку там, где сделано. Всё.

Проверьте, оставили ли вы достаточно времени в расписании для того, чтобы проверять списки. Книга вполне могла утаить от вас, сколько это отбирает времени.

Нет, в целом рекомендации действительно неплохие. Римский философ-стоик Сенека изложил их еще в 62 году нашей эры в «Нравственных письмах к Луцилию», своему младшему современнику. «Не упускай ни часу, — предупреждал Сенека. — Наибольшая часть жизни многих растрачивается на дурные дела, немалая часть — на безделье». Затем Сенека дает простой совет: вести учет времени, чтобы как минимум знать, на что мы его транжирим. Он и сам так делал. «Как расточитель, тщательный в подсчетах, я знаю, сколько растратил. Не могу сказать, что не теряю ничего, но сколько теряю, и почему, и как, скажу и назову причины моей бедности».

Почему компании в Германии год за годом отдают миллионы евро за семинары, в которых дают советы, которые были известны еще Сенеке? Этот вопрос тоже не стоит того, чтобы вы тратили на него время. Психологи, исследующие данную тему, пришли к обезоруживающему выводу: так называемый тайм-менеджмент бесполезен. В любом случае экономии времени он не способствует.

На сегодняшний день самое обстоятельное исследование провела американская исследовательница Тереза Макан. Она согласна с тем, что многие участники семинаров по тайм-менеджменту после мероприятий чувствуют себя лучше. Но это не панацея. Уже через пару недель эффект пропадет.

«Участники курсов по тайм-менеджменту после обучения <…> не продемонстрировали ни более высокую удовлетворенность от работы, ни более низкий уровень стресса по сравнению с теми, кто не принимал участие в подобных семинарах. После курсов производительность труда тоже нисколько не повышалась».

Подобные советы работают как диета: в первые дни человек полон энтузиазма. Но очень скоро рвение уменьшается, и он отступает от диеты один раз, потом другой. Через две—три недели все вернется на круги своя.

Нагрузка была слишком высокой, а ощутимый эффект — слишком мал, чтобы продолжать. Данные намерения не соответствовали человеческой природе — это знал и Сенека. По мнению Кэрол Кауфман-Скарборо из университета Ратджерса в США, рекомендации по тайм-менеджменту не решают конкретных проблем. Те, кто педантично расписывает списки дел в органайзере, напоминают женщин, которые питаются йогуртами и морковью, хотя у них нет ни малейшей склонности к ожирению. Книги с советами и семинары только дают указания из разряда «сначала сделай одно, потом другое». Но в этом нет сложности, пишет Кауфман-Скарборо. Люди, жалующиеся на нехватку времени, отличаются вовсе не тем, что они не умеют правильно организовать время. Большинство из них прекрасно составляют рабочий график и соблюдают его.

На самом деле ощущение постоянного цейтнота имеет под собой более глубокие основания. За это отвечают наши чувства и мысли, Кауфман-Скарборо показала это в своем исследовании. У людей, страдающих от постоянной спешки, внимание рассеивается. Это мешает им сосредоточиться на том, что они задумали.

В итоге, даже учет времени в стиле Сенеки не помогает понять, куда оно уходит. Тысячи коротких побегов от реальности отследить в своей бухгалтерии невозможно.

Таким образом, неспособность сосредоточиться является одной из трех причин (после стресса и неудовлетворенности, о которых пойдет речь в следующих двух главах) нехватки времени, которую испытывают множество людей. В данной главе мы разберем, почему так сложно удерживать внимание и существуют ли рецепты использования времени эффективнее, чем у Сенеки.

Кто управляет нашими намерениями

Когда сроки невыносимо давят на нас, часто говорят «голова идет кругом». Это хорошая метафора. Когда мы перегружены, нам не удается сконцентрироваться на чем-то одном. Мысли все быстрее скачут от одной проблемы к другой, и каждая требует решения. Добиться успеха не получится ни в чем. Мы попадаем в ловушку.

Человек с ногой в гипсе учится ценить возможность ходить на своих двоих, а когда у нас «голова идет кругом», у нас появляется возможность заметить, как хорошо работало наше планирование в других случаях. На самом деле просто удивительно, сколько задач мы, шутя, раскидываем день за днем и как мы их решаем.

Ведь чтобы справиться с самыми простыми, на первый взгляд, делами, требуется недюжинная гибкость ума. Человеческий мозг при этом демонстрирует все свои сильные стороны. Компьютеры побеждают шахматных гроссмейстеров. Но с бардаком на среднестатистической кухне не справится сам Deep Blue — суперкомпьютер, когда-то выигравший матч у Гарри Каспарова. Вряд ли он смог бы рассчитать этапы работы, необходимые для того, чтобы разобрать посудомойку.

Сложность заключается в том, чтобы, оказавшись в не совсем знакомой обстановке (и куда, черт возьми, помощница по хозяйству опять подевала крышки от кастрюль?), поставить правильные цели и следовать им. При этом нужно не тупо следовать программе, а внимательно следить за постоянно меняющимся внешним миром.

Простые списки дел невозможно унифицировать, ведь нельзя предвидеть все обстоятельства, которые могут возникнуть. (Например, у вас на пороге окажется старый друг в тот самый момент, когда вы пытаетесь починить пылесос, а инструкцию от него уже не найти.) Компьютер явно не справился бы с нашими ежедневными заботами.

С другой стороны, функция фильтрации внимания чаще всего плавно направляет нас по жизни. Она заботится о том, чтобы мы осознавали самую важную на данный момент задачу и подавляли отвлекающие факторы. Для этого быстро проводится оценка того, что мы можем сделать и какая награда нас ждет, если мы выберем тот или иной путь. Мозг, как правило, бессознательно рассчитывает наши затраты и выгоды и, разумеется, не совсем точно. Иногда мы себя недооцениваем. Но с большинством ситуаций прекрасно справляемся.

Профессиональный термин для этой способности упорядочивать свои намерения — «исполнительная функция». В ее основе лежит рабочая память, о которой мы узнали в первой части книги. В ней постоянно хранится вся важная информация о том, что мы планируем, что должны знать, чтобы этого достичь, и какие предпринимать шаги.

Но при всей виртуозности исполнительная функция имеет один недостаток: рабочая память поверхностна и, самое важное, быстро заполняется. Она не вмещает более семи, максимум девяти различных фрагментов информации. Все, что выходит за эти рамки, мы забываем или безнадежно путаем в голове.

Попробуйте разок удержать в голове на несколько минут и в правильном порядке формулу: «заказать крышку для кастрюли, мусорное ведро, подгузники, подготовить налоговую декларацию, забронировать авиабилеты, проверить счет за газ». Это будет трудновато. Исполнительная функция не выдерживает. И хотя каждую из задач, на первый взгляд, быстро и просто выполнить, контроль ускользнет, когда этот список переполнит вашу рабочую память — особенно если еще и зазвонит телефон. Вы беретесь то за одно дело, то за другое. И через час спросите себя, почему на кухне до сих пор беспорядок.

Шестирукий бог

Время отнимает не только та деятельность, которой мы заняты в данный момент, но и та, что мы откладываем на потом. Любая задача, которую мы готовимся выполнить, нагружает рабочую память. Вот почему исполнение различных ролей в течение дня отнимает столько сил: например, необходимость одновременно учитывать потребности своих детей и своей фирмы.

Контролируя все наши действия, исполнительная функция является ключом к управлению временем. Наш внутренний менеджер никогда не был востребован так, как в наши дни, — просто потому, что множество людей сегодня берет на себя больше ролей, чем поколение их родителей.

Женщины добавили к материнским обязанностям профессиональные. Есть еще и множество стимулов, которые сегодня действуют на нас. Постоянно приходится решать, о чем позаботиться в первую очередь и стоит ли прерывать какую-либо деятельность в пользу более срочной.

Но действительно ли нужно принимать решение? Разве нельзя делать две вещи одновременно? Многозадачность — волшебное слово, которое мы часто слышим на курсах по тайм-менеджменту. Если время ценится, нужно, чтобы несколько дел выполнялись одновременно. Этот термин пришел из компьютерного сленга и обозначает способ, благодаря которому процессор распределяет свою мощность между различными операциями. Пока мы вводим текст в Word, компьютер может загружать музыку из интернета.

Все мы видим наше младшее поколение, которое набирает эсэмэски во время разговора и одновременно поглядывает на компьютер: не пришло ли на почту новое письмо. Фоном работает телевизор или, как минимум, играет музыка.

В старшем возрасте мы практикуем многозадачность в офисе, где, как известно, время — деньги. Мы пьем кофе, зажав телефон между ухом и плечом, в ожидании ответа собеседника. Одновременно подписываем какой-нибудь документ и киваем ожидающей секретарше по совсем иному поводу — и вот мы уже обрабатываем три процесса в течение абсолютно непродуктивного периода ожидания. Если бы еще иметь строение тела, как у индийского шестирукого бога, вот тогда было бы совсем хорошо!

Но, к сожалению, многозадачность — один из самых эффективных способов потратить время впустую. Если взяться даже за две простые задачи сразу, производительность резко снизится.

Психолог из Гарвардского университета Юйхун Цзян провела на эту тему убедительный эксперимент. Она попросила студентов в одном рабочем процессе одновременно отмечать цветные крестики и замкнутые фигуры, такие как треугольники или круги.

Сначала задание показалось молодым ученым из элитного колледжа простым до смешного. Впрочем, они очень скоро поменяли мнение, поразившись тому, насколько медленно они выполняли задание и сколько ошибок совершили. Участникам была необходима почти секунда, чтобы отреагировать и нажать кнопку, когда они видели цветные крестики и фигуры одновременно. А когда им показывали сначала крестики, затем фигуры, процесс ускорялся почти в два раза. Были и другие серии экспериментов, также показавшие, что одновременность действий приводит к увеличению числа ошибок.

Чем объяснить такие слабые результаты? Да, мы владеем искусством многозадачности, но это лишь одна из многочисленных прекрасных иллюзий, которые нам подбрасывает мозг. В реальности мы либо делаем одно дело (цветные крестики), либо прекращаем его до того, как начнем следующее (замкнутые формы). Тогда производительность исполнительной функции будет на максимуме.

Внимание похоже на луч прожектора, с помощью которого сознание подсвечивает то, что в данный момент самое важное. Но, как я уже объяснял в главах о настоящем, мы располагаем всего одним таким лучом. Осознанно контролировать можно только один процесс. Разделить внимание на два осознанных действия не получится.

(Разумеется, мы способны вести машину и при этом разговаривать. Но это удается только потому, что за долгие годы практики процесс стал автоматическим. Если вы начнете болтать с учеником автошколы, которому нужно все внимание сосредоточить на переключении передач, то вам заранее стоит пристегнуться).

Даже если нам кажется, что мы следим одновременно за несколькими сюжетными линиями, в реальности внимание перескакивает. Между прочим, даже компьютер не освоил многозадачность, он ее просто симулирует. Время делится на крошечные отрезки (специалисты называют их квантами) для различных программ. Компьютер переключается между задачами тысячи раз в секунду; у пользователя создается впечатление, что все происходит одновременно здесь и сейчас.

Компьютер выполняет переключение так быстро, что ни время, ни производительность практически не теряются. А вот наш мозг с переключениями справляется крайне плохо. Это тоже связано с рабочей памятью. Из-за того что ее вместимость очень мала, она способна хранить только ту информацию, которая необходима для выполнения текущей задачи. Когда мы прерываем процесс и переходим к чему-то другому, данные теряются.

Если мы хотим вернуться к процессу, то информацию придется доставать заново из долговременной памяти или окружающей среды: для всего, что мы собираемся сделать, рабочая память должна, так сказать, подготовить декорации. Это длительный процесс.

Неслучайно занавес в театре опускается для смены декораций после сыгранного акта, а не чаще. Если бы после каждой сцены появлялись монтировщики декораций, представление тянулось бы бесконечно. Эта мысль кажется нам абсурдной. Но мы ведем себя точно так же, когда одновременно Проверяем электронную почту, разговариваем по телефону и раздумываем, чем заняться дальше. Многозадачность — это ловушка. «Чем больше пытаешься выиграть время, тем больше его теряешь», — однажды заметил американский писатель Джон Стейнбек, лауреат Нобелевской премии.

Инерция разума

Исполнительная функция мозга медлительна. Всякий раз, когда мы переходим к другой деятельности, это занимает определенное время. И это объясняет, почему, если мы будем отвлекаться, нам на каждую задачу потребуется гораздо больше времени.

Например, вы пишете отчет, и в офисе звонит телефон. Минута, в течение которой вы дадите короткую справку, роли не сыграет. Но как только вы начинаете обдумывать ответ на вопрос вашего телефонного собеседника, ваша рабочая память впадет в замешательство. Уже через 15 секунд после столкновения с новой проблемой, согласно исследованиям американского психолога Жиля Эйнштейна, в мозг поступает столько новых данных, что вы забудете предыдущую информацию. Как только вы положите трубку, прежние данные придется снова доставать из долгосрочной памяти.

Кроме того, исполнительной функции мозга необходимо некоторое время, чтобы полностью включиться — как двигателю, которому сначала нужно прогреться. Когда мы начинаем нечто новое, сначала наше внимание блуждает.

Еще пара звонков, и полдня пролетело. Варианты выхода известны: многие писатели уезжают в отдаленные тихие места, чтобы написать книгу. Для обычных работающих людей такой побег едва ли возможен. Но зачастую помогает даже просто мысленно представить себя в каком-то привычном окружении, побыть где-то далеко — и дать себе отдых. Мой бывший коллега, которого часто дергали, в таких случаях вешал на дверь кабинета табличку с надписью: «Касса закрыта».